Document Control And Filling System

Pengelolaan arsip atau dokumen secara sistematis dan terintegrasi sangat diperlukan dalam mendukung kegiatan operasional perusahaan sehari hari.   Pemahaman tentang bagaimana mengarsip,mengelola dan mengontrol dokumen sangat vital dalam penyediaan informasi yang up to date dan tepat bagi perusahaan. Pemanfaatan system informasi dan teknologi filing system merupakan kebutuhan yang tidak terelakkan lagi dalam memanage data dan dokumen yang riil time. Training ini akan membahas tentang bagaimana melakukan pengarsipan dan pengelolan dokumen kantor sehingga dokumen selalu dalam keadaan siap diperlukan, up to date dan dalam keadaan terkontrol.

OBJECTIVES

Peserta memahami dan dapat mengimplementasikan pola penyimpanan arsip atau document control yang efektif, cepat dan tepat serta efisien serta mampu memanfaatkan sistem informasi filing system.

CONTENTS

1. Ruang lingkup dokumen control dan filing system
2. Dokumentasi dan Pengarsipan

• Pengertian arsip dan pengelolaan arsip
• Jenis arsip
• Tujuan Pengelolaan Arsip
• Penggandaan dan pendistribusian arsip
• Penataan arsip (klasifikasi dan pengkodean arsip)
• Pemeliharaan dan penyimpanan arsip vital
• Peminjaman arsip
• Penyusutan arsip
• Hal-hal yang harus diperhatikan dalam pengelolaan arsip

3. Sistem Pemberkasan Dokumen

• Pengawasan berkas terpusat dan tersebar berbasis analisis bisnis, Prinsip klasifikasi,
• Klasifikasi abjad: sistem kamus, sitem ensiklopedia dan sistem geografis, dan klasifikasi angka, sistem pemberkasan desimal, sistem pemberkasan kronologis, dan klasifikasi alfanumerik,
• Pengindeksan dan Kualitas indeks,
• Pengindeksan kata penting (KWIC and KWOC),
• Pengindeksan alfabetikal,
• Prosedur pemeliharaan berkas,
• Pengawasan berkas,
• Pengelompokan berkas,
• Disposisi,
• Pengelolaan ruang berkas, dan
• Masalah umum pemberkasan.

4. Manajemen Dokumen Elektronik

• Perencanaan
• Survei dokumen dan informasi,
• Penilaian dokumen
• Meta data dan kebijakan
• Strategi kontekstual
• Keamanan dan kualitas, dan preservasi informasi

5. Digital Filing System dan Aplikasi Electronic Document Management System (EDMS)

• Konsep digital filing system & perangkat pendukungnya
• Isu Legalitas Arsip Digital
• Prosedur Alihmedia/Imaging Document
• Kategori pengenalan Scanner
• Kategori dan komponen EDMS
• Integrasi EDMS dengan Informasi dan tempat penyimpanan
• Alat dan Media Penyimpanan (storage)
• Kompanen Biaya pada implementasi EDMS

6. Otomatisasi Kegiatan Administrasi Perkantoran

• Makna dan dampak otomatisasi dalam administrasi perkantoran
• Aplikasi otomatisasi dalam administrasi perkantoran
• Teknologi Informasi dalam Administrasi Perkantoran
• Software untuk administrasi perkantoran
• Sistem Arsip Elektronik
• Sistem Informasi Manajemen
• Manajemen basis data
• LAN, intranet, dan internet

TRAINING METHODS

Presentasi, Diskusi, Brainstorming, Case Study, Evaluasi

DATE AND VENUE

•       Hotel NEO Malioboro, Yogyakarta
•       2 – 4 Januari 2018
•       8 – 10 Januari 2018
•       15 – 17 Januari 2018
•       22 – 24 Januari 2018
•       29 – 31 Januari 2018
•       05 – 07 Februari 2018
•       12 – 14  Februari 2018
•       19 – 21  Februari 2018
•       26 – 28  Februari 2018
•       05 – 07 Maret 2018
•       12 – 14  Maret 2018
•       19 – 21  Maret 2018
•       26 – 28 Maret 2018
•       02 – 04 April 2018
•       09 – 11 April 2018
•       16 – 18 April 2018
•       23 – 25 April 2018
•       2-4 Mei 2018
•       07 – 09 Mei 2018
•       14 – 16  Mei 2018
•       21 – 23 Mei 2018
•       30 Mei – 1 Juni 2018
•       04 – 06 Juni 2018
•       25 – 27 Juni 2018
•       02 – 04 Juli 2018
•       09- 11 Juli 2018
•       16 – 18 Juli 2018
•       23 -25 Juli 2018
•       30 Juli-01 Agustus 2018
•       06 – 08 Agustus 2018
•       13-15 Agustus 2018
•       20-21 Agustus 2018
•       27 -29 Agustus 2018
•       03 – 05 September 2018
•       12-14 September 2018
•       17 – 19 September 2018
•       24 – 26 September 2018
•       01 – 03 Oktober 2018
•       08 – 10 Oktober 2018
•       15 – 17 Oktober 2018
•       22 – 24 Oktober 2018
•       29 – 31 Oktober 2018
•       05 – 07 November 2018
•       12 – 14 November 2018
•       21 – 23 November 2018
•       26 – 28 November 2018
•       03- 05 Desember 2018
•       10 – 12 Desember 2018
•       17 – 19 Desember 2018
•       26 – 28 Desember 2018

INVESTMENT AND FACILITIES

• Rp. 6.400.000 (Non Residential)
• Quota minimum 2 peserta
• Fasilitas: Certificate, Training kits, USB, Lunch, Coffe Break, Souvenir
• Untuk peserta luar kota disediakan transportasi antar-jemput dari Bandara/Stasiun ke Hotel khusus bagi perusahaan yang mengirimkan minimal 3 orang peserta)

INSTRUCTOR

Hanafi Ahmad ST MT And team